Mapa de Automatización — Maquinaria Ejemplo S.L.
1 · Tu empresa en una página
Maquinaria Ejemplo S.L. fabrica líneas de envasado a medida. 35 personas: oficina técnica de 5, taller de montaje, compras y administración. Todo el seguimiento vive en Excel (un Excel por proyecto), el correo mueve el resto, y la facturación va en su programa de gestión.
Las dos frases de la sesión que más dicen de dónde se va el tiempo:
- «Cada vez que entra alguien nuevo, los veteranos se pasan el día contestando dónde está cada cosa.»
- «El manual de cada máquina lo hacemos copiando el de la anterior y cambiando datos a mano.»
Tareas repetitivas detectadas (horas según vuestro propio equipo): responder dudas internas sobre procedimientos y proyectos (~4 h/semana repartidas entre los veteranos) · redactar el manual CE de cada máquina (~2-3 días por máquina, 12-15 máquinas/año) · teclear en el Excel del proyecto las fechas que los proveedores confirman en PDF (~2 h/semana en compras) · registrar las entradas de material (los albaranes se acumulan para «pasarlos luego») · preparar el informe de estado para la reunión de los lunes · responder reclamaciones de clientes.
2 · Las 4 automatizaciones con más retorno, por orden
Criterio: horas recuperadas (las vuestras) × facilidad de montaje. La nº 1 es por la que empezaría yo.
Nº 1 — Los manuales CE de cada máquina
Hoy: se copia el manual de la máquina anterior y se cambian los datos a mano. Según vuestro responsable de OT, 2-3 días de proyectista por máquina, con el riesgo clásico de que se quede una referencia de la máquina vieja.
Automatizado: monto un generador sobre VUESTRA plantilla real de manual (misma estructura, mismo formato). Para cada máquina nueva se rellenan los datos una vez y sale el manual en Word; lo que requiere criterio de ingeniería queda marcado para que lo remate el proyectista (~70% automático).
Qué lo resuelve: Manuales Técnicos (CE) — paquete de catálogo, manuales ilimitados.
Precio cerrado: 1.497€ + IVA de montaje + 147€/mes (sin permanencia)
Qué ponéis vosotros: 2-3 manuales ya entregados y ~30 minutos.
Plazo: ~2 semanas.
Nº 2 — Las dudas internas que interrumpen a los veteranos
Hoy: el que lleva años en la casa hace de buscador humano: dónde está el procedimiento, qué plantilla toca, qué se le ofertó a este cliente. Unas 4 h/semana según vuestra estimación — y el día que esa persona no está, la respuesta no existe.
Automatizado: un asistente que se ha leído vuestra documentación interna y responde al instante citando el documento del que sale la respuesta. Si algo no está en la documentación, lo dice — no se lo inventa.
Qué lo resuelve: Asistente Interno — paquete de catálogo, con la ingesta y el ajuste hechos por PymeLab.
Precio cerrado: 1.497€ + IVA de montaje + 147€/mes (o versión Starter autoservicio, 79€/mes)
Qué ponéis vosotros: la documentación (la reúno y la limpio yo) y las 15-20 preguntas que de verdad hacéis, para probarlo antes de darlo por bueno.
Plazo: ~1-2 semanas.
Nº 3 — Las fechas que los proveedores confirman en PDF
Hoy: cada confirmación de pedido llega en PDF por email y alguien de compras teclea la fecha comprometida en la fila del Excel del proyecto. Unas 2 h/semana — y si se queda sin pasar, la OT trabaja con un plazo que ya no es verdad.
Automatizado: una automatización lee las confirmaciones de pedido que llegan al buzón de compras, extrae fecha y cantidades y las deja listas para el Excel del proyecto, con revisión humana de un clic (nadie escribe en vuestro Excel sin que compras lo vea).
Qué lo resuelve: automatización a medida (n8n + IA) — presupuestada en este Mapa.
Precio cerrado: 890€ + IVA (pago único; corre sola, sin cuota)
Qué ponéis vosotros: 10-15 confirmaciones de pedido reales de ejemplo y acceso al buzón de compras.
Plazo: ~1 semana.
Nº 4 — Las entradas de material que se registran «cuando hay un rato»
Hoy: el responsable de almacén está solo; los albaranes se apilan y la oficina reclama a proveedores piezas que llevan días en la estantería.
Automatizado: llega el camión, foto al albarán con el móvil, y la oficina ve la entrada al momento en una bandeja web. Funciona sin cobertura.
Qué lo resuelve: Recepción con el móvil — paquete de catálogo, operativo hoy.
Precio cerrado: 49€/mes (sin permanencia, sin montaje)
Qué ponéis vosotros: nada — el de almacén entra desde su móvil el primer día.
Plazo: mismo día.
3 · Resumen económico
| # | Automatización | Montaje | Cuota | Plazo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Manuales Técnicos (CE) | 1.497€ + IVA | 147€/mes | ~2 semanas |
| 2 | Asistente Interno | 1.497€ + IVA | 147€/mes | ~1-2 semanas |
| 3 | Confirmaciones de pedido → Excel (a medida) | 890€ + IVA | — | ~1 semana |
| 4 | Recepción con el móvil | — | 49€/mes | Mismo día |
- Los 297€ del Mapa se descuentan de la primera que se contrate (90 días).
- Todas con garantía de devolución de 30 días; cuotas sin permanencia.
- No hace falta contratarlas todas ni en orden: se empieza por una y se decide con ella funcionando.
4 · Lo que NO os recomiendo automatizar (y por qué)
El informe de la reunión de los lunes. El trabajo real no es montar el informe: es tener los datos al día. Automatizar el documento sin resolver la visibilidad sería maquillar el problema. Si algún día queréis atacarlo, eso es un panel de visibilidad (otra conversación), no una automatización de informes.
Las respuestas a reclamaciones de clientes. Cada reclamación exige criterio y tacto caso a caso. Una plantilla ayuda; una respuesta automática os puede costar un cliente. No lo vendo.
Pasar los albaranes a vuestro programa de facturación. Ese registro pertenece a vuestro programa de gestión (casa el albarán con la factura del proveedor) y PymeLab no entra en el ERP ni en el programa de facturación de nadie. Lo que sí resolvemos del material que llega es que la oficina lo vea al momento — eso es la nº 4.
5 · Siguiente paso
Yo empezaría por la nº 1: es la que más horas de proyectista devuelve y la que antes se nota. Me confirmas por email, te mando la factura de montaje con los 297€ del Mapa ya descontados, y en ~2 semanas la tienes funcionando.
Y si prefieres no seguir, este Mapa es tuyo igualmente: el análisis y los precios te sirven con quien tú decidas.
¿Así, con TUS tareas y TUS precios?
El Mapa de Automatización de tu empresa: 297€ + IVA, informe en 1 semana, 100% descontable si contratas cualquier automatización.